Smlouva o zpracování osobních údajů

Účinné od 6. října 2026

1. Smluvní strany a předmět

1.1. Tato smlouva o zpracování osobních údajů (dále jen „smlouva o zpracování“) je součástí obchodních podmínek a uzavírá se spolu s nimi při registraci. Pojmy „poskytovatel“, „uživatel“ a „aplikace“ mají význam podle obchodních podmínek.

1.2. Uživatel (organizace, typicky dopravce) je správcem osobních údajů, které do aplikace vkládá on sám nebo osoby, kterým v aplikaci zřídil přístup. Poskytovatel je pro tyto údaje zpracovatelem ve smyslu čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).

1.3. Údaje, u kterých je poskytovatel sám správcem (účet uživatele, fakturace tarifu, podpora, analytika se souhlasem), upravuje stránka Ochrana osobních údajů.

2. Rozsah zpracování

2.1. Účelem zpracování je poskytování aplikace: ukládání a zobrazování záznamů, vytváření dokladů v PDF, odesílání e-mailů a notifikací, zálohování a předání údajů do služeb, které uživatel sám připojí (například Fakturoid nebo iDoklad), nebo osobám, které uživatel určí (například jeho účetní, které aplikace pošle odkaz na měsíční podklady).

2.2. Kategorie subjektů údajů: řidiči, zaměstnanci a další uživatelé organizace, kontaktní osoby odběratelů a další osoby uvedené v dokladech.

2.3. Kategorie osobních údajů:

• identifikační a kontaktní údaje (jméno, e-mail, telefon),
• podpisy na stazkách,
• typ a datum platnosti dokladů řidičů a vozidel (bez čísel dokladů),
• údaje o přepravách a jízdách (data, místa, kilometry, vozidla, náklad),
• auditní záznamy o podpisu a změnách dokladů (čas, uživatel, IP adresa, typ prohlížeče),
• fakturační údaje odběratelů a obsah faktur vystavených v aplikaci.

2.4. Zpracování trvá po dobu trvání smlouvy mezi uživatelem a poskytovatelem.

3. Povinnosti poskytovatele

3.1. Poskytovatel zpracovává osobní údaje jen na základě doložených pokynů uživatele. Pokyny jsou tato smlouva, obchodní podmínky a úkony, které uživatel v aplikaci provede (například vytvoření stazky, odeslání faktury nebo připojení fakturační služby). Pokud by pokyn podle poskytovatele porušoval právní předpisy, upozorní na to uživatele.

3.2. Poskytovatel zajistí, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti.

3.3. Poskytovatel přijal technická a organizační opatření, zejména šifrované spojení (HTTPS), ukládání hesel v hashované podobě, oddělení dat jednotlivých organizací, řízení přístupu podle rolí, auditní záznamy u dokladů a pravidelné zálohy.

3.4. Poskytovatel pomůže uživateli vyřídit žádosti subjektů údajů (přístup, oprava, výmaz). Většinu z nich uživatel vyřídí přímo v aplikaci. Pokud žádost subjektu údajů přijde poskytovateli, předá ji bez zbytečného odkladu uživateli.

3.5. Poskytovatel oznámí uživateli porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění, a poskytne mu informace potřebné ke splnění jeho ohlašovací povinnosti.

3.6. Poskytovatel uživateli poskytne informace potřebné k doložení plnění této smlouvy, zpravidla písemně. Pokud to nestačí, umožní na základě písemné žádosti audit, nejvýše jednou za kalendářní rok a s oznámením nejméně 30 dní předem, v rozsahu, který neohrozí bezpečnost a důvěrnost dat ostatních uživatelů. Náklady auditu nese uživatel, ledaže audit zjistí podstatné porušení této smlouvy poskytovatelem.

3.7. Po skončení smlouvy poskytovatel osobní údaje vymaže postupem podle čl. 5 stránky Ochrana osobních údajů (z aktivních systémů ihned, ze záloh do 45 dnů), pokud jejich uložení nevyžaduje zvláštní právní předpis. Před zrušením účtu si uživatel může doklady a přehledy z aplikace stáhnout. Archivaci dokladů podle účetních, daňových a dalších předpisů zajišťuje uživatel.

4. Povinnosti uživatele

4.1. Uživatel odpovídá za to, že má ke zpracování osobních údajů právní titul a že subjekty údajů (například řidiče) o zpracování informoval.

4.2. Uživatel do aplikace nevkládá zvláštní kategorie osobních údajů (například údaje o zdraví), rodná čísla ani čísla osobních dokladů, pokud to aplikace výslovně nevyžaduje.

5. Další zpracovatelé

5.1. Uživatel uděluje poskytovateli obecné povolení zapojit další zpracovatele. Poskytovatel s nimi uzavírá smlouvy se stejnými povinnostmi ochrany údajů, jaké stanoví tato smlouva. Aktuální seznam je uveden v čl. 3.6 stránky Ochrana osobních údajů.

5.2. O zamýšleném přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele poskytovatel informuje uživatele e-mailem nebo v Novinkách nejméně 30 dní předem. Uživatel může proti změně vznést námitku. Pokud se strany nedohodnou, může uživatel smlouvu ukončit.

5.3. Fakturační služby, které si uživatel sám připojí (Fakturoid, iDoklad), nejsou dalšími zpracovateli poskytovatele. Vztah s nimi si uživatel upravuje sám a poskytovatel jim údaje předává na jeho pokyn.

6. Závěrečná ustanovení

6.1. Tato smlouva o zpracování je účinná od 6. října 2026. Změny oznamuje poskytovatel stejně jako změny obchodních podmínek.

6.2. Kontakt pro otázky ke zpracování osobních údajů: hello@estazka.cz.