Kniha jízd: kdo ji musí vést a jak dlouho ji archivovat
Žádný zákon neříká jednou větou „každý musí vést knihu jízd“. Povinnost vyplývá z toho, že výdaje na auto musíte finančnímu úřadu prokázat. Kniha jízd je nejběžnější důkaz, že kilometry souvisí s podnikáním. Článek shrnuje, kdy ji potřebujete, jak dlouho ji archivovat a na co se zaměřuje kontrola. Konkrétní situaci vždy ověřte s účetní nebo daňovým poradcem.
Za obsah odpovídá Tým eStazky. Aktualizováno .
Kdy knihu jízd potřebujete
Rozhoduje, jak auto používáte a jaké výdaje uplatňujete.
| Situace | Proč kniha jízd | Poznámka |
|---|---|---|
| Skutečné výdaje na pohonné hmoty | Prokazuje služební kilometry, ze kterých se výdaj počítá | Rozsah údajů popisuje pokyn GFŘ D-59 |
| Paušální výdaj na dopravu | Spotřebu jí nedokládáte | 5 000 Kč měsíčně, při soukromém použití 4 000 Kč |
| Firemní auto zaměstnance | Ukazuje, zda a kolik auto jezdí soukromě | Soukromé použití se zdaňuje jako příjem zaměstnance |
| Plátce DPH s autem i pro soukromé účely | Podklad pro poměr, ve kterém nárok na odpočet krátíte | Týká se odpočtu z PHM, servisu i pořízení |
| Cestovní náhrady za vlastní auto zaměstnance | Podklad pro výpočet náhrady za km a PHM | Často spolu s cestovním příkazem |
OSVČ a paušál na auto
OSVČ může místo skutečných výdajů uplatnit paušální výdaj na dopravu podle § 24 odst. 2 písm. zt) zákona o daních z příjmů: 5 000 Kč za každý měsíc, nejvýše u tří vozidel, a při použití i pro soukromé účely 80 %, tedy 4 000 Kč. Kniha jízd pak nedokládá spotřebu pohonných hmot. Řada účetních ji přesto doporučuje vést jednodušeji, aby bylo vidět, že auto skutečně slouží podnikání.
Jak dlouho knihu jízd archivovat
Kniha jízd je podklad pro daně i účetnictví, takže se na ni vztahují stejné lhůty jako na ostatní doklady. Rozhoduje, kterou daň dokládá.
- Plátce DPH: počítejte s 10 lety.
- Neplátce: alespoň 5 let, a pokud se lhůta pro stanovení daně prodlouží, i déle.
- Uchovejte i stav tachometru na začátku a konci roku a doklady o tankování.
| Předpis | Lhůta | Kdy se uplatní |
|---|---|---|
| Zákon o účetnictví, § 31 | 5 let od konce účetního období | Účetní jednotky, účetní záznamy |
| Zákon o DPH, § 35 | 10 let od konce zdaňovacího období | Plátci DPH, podklady k odpočtu |
| Daňový řád, § 148 | 3 roky, lhůta se může prodloužit | Lhůta pro stanovení daně z příjmů |
Papírová, nebo elektronická?
Formu zákon nepředepisuje. Elektronická kniha jízd je v pořádku, pokud je úplná, čitelná a dohledatelná po celou archivační lhůtu a je zřejmé, kdo a kdy záznam změnil. Na konci roku si uložte PDF uzavřených období a export jízd na místo, kde budou za pět nebo deset let k dispozici.
Co při kontrole hlídá finanční úřad
Kontrola obvykle neřeší jednotlivé řádky, ale to, zda celek dává smysl.
- Kilometry v knize jízd sedí se spotřebou natankovaného paliva.
- Tachometr navazuje a odpovídá stavu ze servisu nebo STK.
- Služební cesty mají konkrétní účel a souvisí s příjmy.
- Jízdy o víkendech, svátcích a v době dovolené jsou vysvětlitelné.
- Auto nejezdí ve dvou místech zároveň a řidič nemá ve stejnou dobu jinou činnost.
Firemní auto zaměstnance a soukromé jízdy
Když zaměstnanec smí firemní auto používat i soukromě, zdaňuje se mu nepeněžní příjem, obvykle 1 % vstupní ceny vozidla měsíčně, u nízkoemisních a bezemisních vozidel méně. Kniha jízd dokládá, zda k soukromému použití došlo. Zaměstnavatel bez ní obtížně prokáže, že auto soukromě nejezdilo.
Co když kniha jízd chybí
Pokud výdaje na pohonné hmoty neprokážete, finanční úřad je může neuznat a doměřit daň s příslušenstvím. Dodatečné sestavení knihy jízd z účtenek a kalendáře je možné, ale bývá nepřesné a při kontrole snadno odhalitelné. Proto je lepší začít vést evidenci hned a mezery vysvětlit poznámkou.
Jak si práci usnadnit
Zapisujte průběžně, měsíc uzavírejte a opravy uzamčeného období dělejte s uvedeným důvodem. Pak máte po letech nejen čísla, ale i vysvětlení, proč se změnila.
Chcete to řešit v jedné aplikaci?
eStazka spojuje elektronické stazky, knihu jízd, PDF exporty a evidenci vozidel.
Vytvořit účet zdarma