Elektronický podpis stazky: jak funguje a co prokáže
Papírová stazka s podpisem řidiče dokazuje, kdo výkon potvrdil. Elektronická stazka musí umět totéž, a navíc ukázat, že se údaje po podpisu nezměnily. Článek vysvětluje druhy elektronického podpisu podle evropského nařízení eIDAS, co přesně dělá podpis v eStazce a kdy je vhodné formu podpisu předem domluvit se zákazníkem. Nejde o právní posouzení konkrétní smlouvy.
Za obsah odpovídá Tým eStazky. Aktualizováno .
Tři druhy elektronického podpisu
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014, známé jako eIDAS, rozlišuje tři úrovně. Podle jeho článku 25 nelze elektronickému podpisu upřít právní účinky jen proto, že je v elektronické podobě. Kvalifikovaný podpis má stejný účinek jako vlastnoruční.
| Druh | Co to je | Typické použití |
|---|---|---|
| Prostý | Jakékoli elektronické potvrzení, třeba kreslený podpis nebo jméno | Běžné obchodní a provozní doklady |
| Zaručený | Jednoznačně spojený s podepisujícím a odhalí změnu dat | Smlouvy, kde je potřeba vyšší průkaznost |
| Kvalifikovaný | Zaručený podpis s kvalifikovaným certifikátem a prostředkem | Podání úřadům, kde to zákon vyžaduje |
Jak podepisuje stazku řidič v eStazce
Řidič si při prvním přihlášení nakreslí a uloží vlastní podpis. Když stazku dokončí, potvrdí ji tímto podpisem. Pokud řidič nemá účet nebo podpis, může stazku schválit za řidiče majitel nebo dispečer, ale musí uvést důvod.
- Řidič vyplní stazku a zkontroluje souhrn.
- Potvrdí ji uloženým podpisem; aplikace zaznamená kdo a kdy.
- Aplikace uloží otisk podepsaných údajů (hash).
- Vznikne PDF s podpisovou částí, které můžete předat zákazníkovi.
Co dělá otisk dokladu
Otisk je krátký kontrolní řetězec spočítaný z podepsaných údajů: řidič, vozidlo, jízdy, kilometry, činnosti. Když někdo později změní údaj rozhodný pro podpis, otisk přestane sedět. Aplikace pak zablokuje PDF a fakturaci, dokud stazku řidič znovu nepodepíše. Každý podpis, schválení za řidiče i vrácení k novému podpisu se zapíše do historie změn.
Co podpis v eStazce je a co není
Podpis v eStazce je prostý elektronický podpis doplněný kontrolou integrity a historií. Není to kvalifikovaný elektronický podpis a čas zaznamenaný aplikací není kvalifikované časové razítko. Pro běžnou provozní evidenci a fakturaci dopravy to obvykle stačí; pro podání úřadům, kde zákon vyžaduje kvalifikovaný podpis, ne.
Kdy formu podpisu domluvit předem
Pokud zákazník stazku používá jako podklad pro proplacení faktury, domluvte se, že elektronická stazka s PDF je pro něj v pořádku. Nejjednodušší je zmínit to v rámcové smlouvě nebo objednávce. Stačí věta, že výkony potvrzuje řidič elektronicky a zákazník dostává PDF.
- Zákazník vyžaduje podpis svého pracovníka na místě vykládky.
- Stazka je přílohou faktury pro veřejného zadavatele.
- Smlouva výslovně požaduje originál s vlastnoručním podpisem.
- Stazka slouží jako důkaz v možném sporu o výši fakturace.
- Zákazník chce stazky dostávat hromadně za měsíc jako přílohu souhrnné faktury.
Oprava podepsané stazky
Chyba se po podpisu najde i u pečlivého řidiče. Podepsanou stazku proto nikdo nemění potichu. Majitel nebo dispečer ji vrátí k novému podpisu, opraví údaje a řidič podepíše znovu. Vyfakturovanou stazku upravit nelze.
- Dispečer zvolí vrácení k novému podpisu.
- Původní podpis se zneplatní a změna se zapíše do historie.
- Dispečer nebo řidič opraví údaje.
- Řidič stazku znovu podepíše a vznikne nové PDF.
Jak podpis vypadá v PDF
PDF podepsané stazky obsahuje podpisovou část s obrázkem podpisu řidiče, jeho jménem a časem podpisu. Pokud stazku schválil majitel nebo dispečer za řidiče, PDF to zřetelně označí a uvede, kdo ji schválil. Důvod schválení najdete v detailu stazky a v historii změn. Zákazník tak z jediného dokumentu pozná, kdo výkon potvrdil. Stejné PDF můžete přiložit k faktuře nebo ho zákazníkovi poslat e-mailem, aniž byste cokoli tiskli a skenovali.
Praktické doporučení
Nechte řidiče podepisovat hned po výkonu, ne hromadně na konci týdne. Opravy po podpisu dělejte přes vrácení k novému podpisu, ne obcházením. A PDF podepsaných stazek archivujte spolu s fakturami. Pokud se zákazník k výkonu vrátí po několika měsících, máte podpis, otisk i historii změn na jednom místě.
Chcete to řešit v jedné aplikaci?
eStazka spojuje elektronické stazky, knihu jízd, PDF exporty a evidenci vozidel.
Vytvořit účet zdarma