Dokumentace

Fakturace ze stazek

Jak ze stazky připravit fakturační podklady a vystavit interní nebo externí fakturu.

Procházet dokumentaci

Jak to funguje

Fakturace ze stazek je oddělená od předplatného eStazky. Předplatné řeší vztah mezi vaší firmou a eStazkou, zatímco fakturace ze stazek slouží k vystavení dokladů vašim odběratelům přes aktivní nástroj organizace: interní fakturaci eStazky, Fakturoid nebo iDoklad. Díky tomu můžete z hotového provozního záznamu vytvořit fakturační podklad bez ručního přepisování kilometrů, tras a sazeb.

Doporučený postup

Nejprve si v Nastavení → Fakturace vyberte výchozí metodu: eStazka fakturace, Fakturoid fakturace nebo iDoklad fakturace. Každá volba má vlastní rozbalené nastavení a napojení.
Stazka musí být podepsaná nebo schválená za řidiče. Řidič ji může vytvořit a podepsat, ale samotné odeslání faktury zůstává v rukou lidí, kteří řídí provoz a odběratele.
V detailu stazky zkontrolujte rozpis fakturace. Každý řádek obsahuje počet kilometrů, režim solo nebo souprava a cenu za kilometr. Pokud používáte jedinou sazbu, ponechte jeden řádek s celkovými kilometry stazky. Pro různé režimy nebo sazby přidejte další řádky a kilometry mezi ně rozdělte; jejich součet musí odpovídat kilometrům stazky.
Zkontrolujte také doplňkové činnosti. Do faktury se přenesou pouze položky označené Fakturovat, které mají množství, jednotku a jednotkovou cenu; ostatní zůstávají jen v evidenci a PDF stazky.
Cena za kilometr se předvyplní podle sazby zákazníka nebo organizace pro zvolený režim. Pokud vhodná sazba není uložená, doplňte ji ručně. Řidič nemůže změnit sazbu převzatou ze zákazníka; upravit ji může dispečer nebo majitel. Aplikace nepovolí fakturaci s chybějící sazbou, neúplným řádkem ani nesouhlasícím součtem kilometrů.
Jednu stazku odešlete z jejího detailu. Více podepsaných stazek pro stejného zákazníka, které ještě nemají vystavenou fakturu, můžete vybrat v přehledu a vytvořit hromadnou fakturu bez opakovaného opisování řádků.
U hromadné fakturace před odesláním potvrďte sazby podle typu vozidla. Pomáhá to zachytit rozdíly mezi nákladním autem, osobním autem a soupravou ještě před vystavením dokladu.
Řádky dopravy se skládají z kilometrového rozpisu stazek a při stejné sazbě je lze seskupit. Fakturované doplňkové činnosti se přidávají jako samostatné řádky za dopravu a u hromadné faktury obsahují číslo příslušné stazky.
V interním režimu si na stránce Nastavení → Fakturace připravíte texty, podpis, e-mail a interní řady faktur. Na faktuře se zobrazí také firemní logo; pokud nenahrajete samostatný podpis pro fakturaci, použije se podpis majitele organizace z jeho profilu. Obecné evidenční číslování stazek, knihy jízd a inventáře pak nastavíte samostatně v Nastavení → Číselné řady.
Po odeslání přejde stazka do stavu `invoicing`. Po úspěšném vytvoření dokladu v aktivním nástroji se označí jako `invoiced`; při připsání úhrady se může automaticky přepnout do `paid`. Pokud se objeví chyba, zůstane viditelná v detailu a fakturaci lze po opravě zopakovat.

Důležité poznámky

Fakturace vašim odběratelům a faktury za tarif eStazka jsou dva různé procesy. V dokumentaci i aplikaci je dobré je číst odděleně.
Před fakturací doporučujeme zkontrolovat zákazníka, sazby a podpis stazky. Oprava je vždy jednodušší před odesláním dokladu než po něm.
Vystavování faktur ze stazek je dostupné od tarifu Standard. Fakturoid a iDoklad lze připojit i dříve, ale samotné vytvoření faktury vyžaduje Standard nebo Flotilu.
Po vytvoření faktury najdete její číslo a odkaz přímo v detailu stazky. U interní fakturace se po připsání úhrady zobrazí také čas zaplacení.