Procházet dokumentaci
Jak to funguje
Kniha jízd je oddělený modul pro průběžnou evidenci jízd po jednotlivých vozidlech a měsících. Hodí se hlavně pro osobní auta, dodávky a firemní vozy, kde potřebujete mít pod kontrolou účel jízd, tachometr, tankování, exporty a uzamčený PDF výstup bez vazby na odběratele.
Doporučený postup
- V přehledu Kniha jízd zvolte měsíc a případně filtr vozidla. Řidiči s přiřazeným osobním vozidlem dostanou tento vůz předvybraný automaticky. Pokud období ještě neexistuje, otevřete ho pro vybraný vůz.
- V detailu období je na mobilu nahoře panel Rychlý zápis. Nejdřív vyberte, zda zapisujete jízdu nebo tankování; formulář vždy ukazuje jen zvolený typ záznamu.
- Pro jízdu vyplňte datum, řidiče, místo odjezdu a příjezdu, účel, typ jízdy a kilometry. Doplňující údaje — časy, tachometr, popis trasy a poznámku — otevřete jen tehdy, když je potřebujete. Formulář předvyplní propojeného řidiče, aktuální den v rámci měsíce a poslední známý tachometr z předchozí jízdy nebo z karty vozidla.
- Opakované jízdy si ukládejte jako trasy a častá místa jako uložená místa. Při dalším zápisu se pak doplní odjezd, příjezd, účel, typ jízdy a vzdálenost rychleji a konzistentněji.
- Uložená místa a trasy mohou být firemní nebo osobní podle role uživatele. Řidiči tak vidí svoje často používané trasy, zatímco dispečer může připravovat společné podklady pro tým.
- Kilometry můžete zadat přímo bez tachometrů, nebo vyplnit počáteční i koncový tachometr a systém vzdálenost dopočítá. Pokud doplníte jen jeden tachometr, případně je koncový nižší než počáteční, formulář záznam nepustí.
- Přepínačem Tankování přejdete do samostatného formuláře v tomtéž panelu. Evidují se litry, cena, místo, čas, tachometr a poznámka, aniž by rušily rychlý zápis jízdy.
- Jakmile je měsíc hotový, přepněte období tlačítkem Připravit k uzamčení a následně ho jako dispečer nebo majitel uzamkněte. Uzamčení zastaví další editaci a připraví finální PDF.
- Samostatný přehled jízd slouží pro filtrování napříč vozidly a export do CSV nebo XLSX, když potřebujete další zpracování mimo aplikaci.
- U exportů a PDF si pohlídejte, jestli chcete zahrnout soukromé jízdy. Pro interní kontrolu se často hodí úplný výstup, pro sdílení mimo firmu může být praktičtější PDF bez soukromých jízd.
- Pokud objevíte chybu v uzamčeném období, vraťte ho zpět do konceptu nebo ho odemkněte s důvodem, opravte záznamy a znovu ho uzamkněte.
Důležité poznámky
- PDF knihy jízd obsahuje firmu, vozidlo, řidiče, souhrny a jednotlivé jízdy, ale neobsahuje blok odběratele nebo zákazníka.
- Na mobilu se Rychlý zápis zobrazí před seznamem jízd. Na širší obrazovce zůstává v pravém sloupci při procházení evidence.
- Kniha jízd podporuje služební i soukromé jízdy, takže je vhodná i pro daňovou nebo interní provozní evidenci.
- Každé období má vlastní activity log. Při kontrole tak dohledáte přidání, úpravy, smazání jízd, tankování i uzamykací kroky.
- PDF stáhnete až po uzamčení období. Dokud je období rozpracované, berte ho jako pracovní evidenci.